Регламент коллегии

Настоящий Регламент определяет порядок планирования, организации подготовки и проведения заседаний коллегии Департамента Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды по Приволжскому федеральному округу (Департамента Росгидромета по ПФО), а также оформления принятых на заседаниях решений.

 I. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ КОЛЛЕГИИ

 1.1. План работы коллегии (далее - план) составляется на год.

1.2. Основу плана заседания коллегии составляют вопросы предусмотренные Положением о Департаменте Росгидромета по ПФО.

1.3. Предложения членов коллегии к очередному заседанию, направляются секретарю коллегии не позднее, чем за три недели до начала планируемого периода по установленной форме (Приложение № 1).

1.4. Представленные предложения должны быть предварительно согласованы с Председателем коллегии.

1.5. При внесении предложений о рассмотрении вопросов совместно с представителями территориальных органов других федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, расположенных на территории деятельности Департамента Росгидромета по ПФО, аппарата полномочного представителя Президента в Приволжском федеральном округе, иных заинтересованных организаций, указываются должности, фамилии и инициалы руководителей этих органов и организаций, с которыми согласованы формулировка вопросов и дата заседаний. 

1.6. Проекты планов работы коллегии рассматриваются на заседании коллегии и утверждаются Председателем коллегии – начальником Департамента Росгидромета по ПФО. После утверждения планы коллегии рассылаются членам коллегии, иным заинтересованным лицам.

1.7. Перенос обсуждения, предусмотренного планом работы коллегии вопроса на другой срок, а также внесение в повестки заседаний дополнительных вопросов производится в соответствии с решением Председателя коллегии (в случае его отсутствия – исполняющим обязанности начальника Департамента Росгидромета по ПФО) на основании докладной записки соответствующего подразделения с необходимыми обоснованиями.

 II.               ПОДГОТОВКА МАТЕРИАЛОВ К ЗАСЕДАНИЮ КОЛЛЕГИИ

 2.1. Начальники отделов Департамента Росгидромета по ПФО, ответственные за подготовку вопроса, обязаны предоставить секретарю коллегии следующие материалы:

  • тезисы доклада по установленной форме (как правило, объемом не более 3 листов) с изложением существа вопроса и обоснованием предложений в проект решения коллегии;
  • предложения к проекту решения коллегии (как правило, объемом не более 1 листа);
  • список представителей, приглашенных на заседание, с указанием их наименований организаций и учреждений, замещаемых должностей, фамилий, имен, отчеств (Приложение № 2).

При необходимости могут быть подготовлены дополнительные справочные материалы, включая табличные и иллюстрированные.

Текстовые материалы предоставляются на бумажном носителе и в электронном виде. Иллюстрированные материалы к заседанию коллегии готовятся на бумажном носителе и в виде, обеспечивающем их показ с помощью средств визуализации информации в соответствии с утвержденными требованиями (Приложение № 3, № 4).

2.2. Обеспечение качества подготовки материалов к заседаниям коллегии, их согласования и своевременного представления возлагается на ответственных за подготовку вопросов согласно плана работы коллегии.

2.3. Материалы визируются должностным лицом, ответственным за подготовку материалов, членом коллегии, в непосредственном ведении которого находится данный вопрос.

2.4. Материалы к заседанию коллегии представляются секретарю коллегии не позднее, чем за семь рабочих дней до даты заседания коллегии.

2.5. В случае несвоевременного представления материалов, по решению Председателя коллегии, вопрос может быть снят с рассмотрения. Новый срок его рассмотрения определяется Председателем коллегии.

2.6. Повестка очередного заседания коллегии представляется на согласование Председателю коллегии не позднее, чем за три рабочих дня до заседания.

2.7. Повестка заседания коллегии, проект решения коллегии и материалы коллегии предоставляются в электронном виде секретарем коллегии членам коллегии и заинтересованным должностным лицам Департамента Росгидромета по ПФО.

2.8. Ознакомление с материалами, подготовленными к заседанию коллегии, других федеральных органов исполнительной власти и организаций (в случае совместного заседания) осуществляется ответственным за подготовку материалов, либо, по согласованию с ним, - секретарем коллегии.

 III. ПРОВЕДЕНИЕ ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ

 3.1. Заседания коллегии Департамента Росгидромета по ПФО  проводятся в соответствии с планом ее работы, как правило, в 14 часов 00 минут.

3.2. На заседании коллегии присутствуют члены коллегии, лица, согласно списку приглашенных, секретарь коллегии.

Перед началом заседания коллегии списки приглашенных лиц уточняются секретарем коллегии с соответствующими структурными подразделениями Департамента Росгидромета по ПФО.

3.3. Лица, не внесенные в списки приглашенных, на заседание коллегии не допускаются.

3.4. Лица, приглашенные в соответствии с утвержденным списком, регистрируются секретарем коллегии перед началом заседания.

3.5. Ход заседания коллегии записывается на диктофон. Запись хранится в специально опечатанном шкафу в течение месяца.

3.6. Ход заседания коллегии протоколируется.

3.7. Время для доклада на заседании коллегии должно составлять, как правило, не более 20 минут, содокладов – не более 10 минут, выступлений     в прениях до 5 минут. Прения прекращаются по предложению председательствующего.

3.8. Лица, приглашенные на заседании коллегии, присутствуют на нем только при рассмотрении вопросов, их касающихся.

3.9. Организационно-техническое обеспечение и поддержание помещения для проведения заседаний коллегии в надлежащим состоянии возлагается на секретаря коллегии с привлечением специалистов и работников ФГБУ «Верхне-Волжское УГМС».

 IV. ПОДГОТОВКА И РАССЫЛКА ИТОГОВЫХ МАТЕРИАЛОВ ЗАСЕДАНИЙ КОЛЛЕГИИ

 4.1. Итоговыми документами заседания коллегии являются:

  • решение коллегии;
  • протокол (протокольное решение) коллегии;
  • обращения, заявления и другие официальные материалы, принятые на заседании коллегии.

Итоговые документы оформляются на бланках (Приложение № 5, № 6).

4.2. Документы, требующие после рассмотрения коллегией уточнений, дорабатываются лицами, готовившими вопрос к рассмотрению, и согласовываются с секретарем коллегии с целью проверки их соответствия протоколу заседания коллегии.

4.3. Итоговые документы оформляются в следующие сроки:

  • решение коллегии - в течение 5 рабочих дней, не считая дня заседания коллегии;
  • протокол (протокольное решение) коллегии – в течение 3 рабочих дней, не считая дня заседания коллегии;
  • обращения, заявления и другие официальные материалы – в сроки, установленные Председателем коллегии.

По решению Председателя коллегии сроки подготовки итоговых документов могут быть изменены.

4.4. Для подготовки итоговых документов может образовываться редакционная комиссия из членов коллегии и других участников заседания коллегии.

4.5. Итоговые документы коллегии рассылаются членам коллегии, а также исполнителям принятых решений (в части их касающейся), иным заинтересованным лицам.

4.6. Решения коллегии подлежат обязательному исполнению. При необходимости для реализации решений коллегии издаются приказы и распоряжения Департамента Росгидромета по ПФО.

4.7. Контроль выполнения решений коллегии осуществляется секретарем коллегии.

 V. УЧАСТИЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ В ЗАСЕДАНИЯХ КОЛЛЕГИИ

5.1. Решение об участии представителей средств массовой информации (СМИ) в заседании коллегии принимается Председателем коллегии.

5.2. Приглашение представителей СМИ и подготовка информационных материалов для них осуществляется главным специалистом-экспертом, пресс-секретарем Департамента Росгидромета по ПФО.

Информационные материалы для СМИ не должны противоречить материалам, подготовленным к заседанию коллегии, и согласуются с Председателем коллегии.

5.3. Список представителей СМИ передается секретарю коллегии в день заседания коллегии. (Приложение № 7).

5.4. Рабочие материалы и проекты итоговых материалов коллегии представителям СМИ не передаются.Регламент коллегии департамента федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды по приволжскому федеральному округу